Moduły

Ewiden składa się z pięciu modułów działających na wspólnej platformie. Każdy można włączyć lub wyłączyć w konfiguracji serwera. Wyłączony moduł znika z menu, a jego dane zostają w bazie i wracają po ponownym włączeniu.

Wzory dokumentów z programu trzeba sprawdzić przed użyciem, bo za ich treść odpowiada jednostka.

Ochrona danych osobowych (RODO)
SZBI
Rejestr umów i CRU
Kadry
Cyberbezpieczeństwo (KSC)
Wspólne dla wszystkich modułów

Ochrona danych osobowych (RODO)

Podstawa prawna: rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności art. 7, 15–22, 28–30, 32–35 i 39.

Rejestry w module
Rejestr	Podstawa
Rejestr czynności przetwarzania	art. 30 ust. 1
Rejestr kategorii czynności przetwarzania	art. 30 ust. 2
Rejestr naruszeń ochrony danych	art. 33 i 34
Rejestr wniosków osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw)	art. 15–22
Rejestr zgód i podstaw przetwarzania	art. 7
Rejestr umów powierzenia	art. 28
Analiza ryzyka i oceny skutków (DPIA)	art. 35
Rejestr analizy procesów przetwarzania	art. 6, 30, 35
Rejestr upoważnień do przetwarzania	art. 29
Rejestr audytów i sprawdzeń (plan sprawdzeń IOD)	zadania IOD
Rejestr szkoleń i oświadczeń	art. 39
Inwentaryzacja zasobów i usług oraz komputerów i sprzętu IT	art. 30 i 32

Co robi

Każdy wpis ma historię zmian, załączniki i właściciela. Cykliczne rejestry przypominają mailem o przeglądzie.
Dostęp do rejestrów zależy od roli (administrator, IOD, kierownik, pracownik) i można go zawęzić lub poszerzyć dla pojedynczego użytkownika.
Dziennik zdarzeń zapisuje, kto i kiedy dodał, zmienił lub pobrał dane. Dziennik mogą eksportować tylko administrator i IOD.
Opcjonalnie program wczytuje skany i pliki PDF i na ich podstawie proponuje wpis, który pracownik sprawdza i zatwierdza.
Program można połączyć ze skanerem, żeby skan trafiał od razu do wpisu jako załącznik.

SZBI

Podstawa prawna: art. 32 RODO oraz wymagania Krajowych Ram Interoperacyjności. Struktura dokumentów odwołuje się do normy ISO 27001, ale sam program nie jest certyfikatem i nie daje certyfikacji.

Co robi

Gotowa struktura dokumentacji z pięcioma politykami: bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych, zarządzania incydentami cyberbezpieczeństwa, zarządzania systemem teleinformatycznym oraz zarządzania ciągłością działania. Każda ma pozycje załączników, które można dopisywać.
Przy każdym dokumencie: rodzaj (polityka, procedura, instrukcja, regulamin, wykaz), status (obowiązuje, w przygotowaniu, do przeglądu, archiwalny), wersja, właściciel, data zatwierdzenia i plik.
Pulpit statusu pokazuje, które dokumenty obowiązują, a które czekają na przegląd.
Administrator może zmieniać strukturę sekcji.

Rejestr umów i Centralny Rejestr Umów

Podstawa prawna: art. 34a ustawy o finansach publicznych, rozporządzenie wykonawcze (Dz.U. 2026 poz. 440), art. 7 pkt 32 Pzp. Dotyczy umów zawartych od 1.07.2026 r.

Rejestr umów

Kartoteka umowy: numer, nazwa, rodzaj, status, kontrahent, przedmiot, osoba odpowiedzialna, okres obowiązywania, odnowienie i wypowiedzenie, wartości netto i brutto, waluta, finansowanie, numer postępowania, uwagi, wiele załączników.
Liczniki umów aktywnych, wygasających, po terminie i bezterminowych; filtry, sortowanie, eksport do CSV.
Przypomnienia mailem przed końcem umowy w konfigurowalnych progach (domyślnie 90, 30, 7 i 0 dni).
Każda umowa ma historię wersji. Umów się nie usuwa, tylko archiwizuje.

CRU

Kreator, który podpowiada, czy umowa podlega CRU, wraz z podstawą prawną. Decyzję zapisuje urzędnik, a odmienną od podpowiedzi uzasadnia.
Wartość do CRU liczona według rozporządzenia (bez VAT, z opcjami i wznowieniami), strony umowy z kontrolą sum NIP i REGON, zmiany umowy (aneks, wypowiedzenie, cesja i inne), wyłączenia jawności z wymaganą podstawą i organem.
Licznik 30 dni od zawarcia lub zmiany, z pominięciem dni awarii CRU wpisanych w kalendarzu.
Publikacja przez API Ministerstwa Finansów dopiero po zatwierdzeniu przez osobę z rolą publikującego. Wprowadzający przygotowuje umowę, a publikujący ją zatwierdza. Program nie wyśle tej samej umowy dwa razy.
Historia wysyłek do CRU, którą można pokazać jako dowód terminowej publikacji.
Jednostka, która nie korzysta z API, może wyeksportować kartę umowy w układzie formularza CRU i wpisać dane ręcznie.
Import zbiorczy zaległych umów z CSV z raportem błędów dla każdego wiersza. Importowane umowy nie są publikowane automatycznie.
Blokada umowy cywilnoprawnej z radnym gminy (art. 24d ustawy o samorządzie gminnym) na podstawie słownika radnych prowadzonego przez jednostkę.
Przypomnienie o wymianie klucza dostępu do CRU, który jest ważny 6 miesięcy.

Kadry

Podstawa prawna: Kodeks pracy (m.in. art. 29 § 3) oraz przepisy o pracownikach samorządowych. Moduł nie liczy wynagrodzeń, podatków, składek ani zasiłków i nie przechowuje stawek.

Co robi

Kartoteka pracownika i współpracownika z historią zatrudnienia i zmian warunków (bez wynagrodzeń).
Przyjęcie do pracy, zmiany organizacyjne i odejście pracownika z listą kontrolną.
Nieobecności i urlopy w ujęciu organizacyjnym, szkolenia, BHP, badania medycyny pracy (bez diagnoz), uprawnienia i kwalifikacje, oceny okresowe, wyposażenie i mienie powierzone.
Katalog stanowisk: wymagania, zakres zadań, warunki pracy, grupa BHP, zakres danych osobowych, dostępy, z historią wersji i obsadą.
Kreator zatrudnienia prowadzi sprawę krok po kroku. Przy pierwszej umowie na stanowisku urzędniczym pilnuje limitu 6 miesięcy, dopuszczenie do pracy blokuje do czasu podpisanej karty szkolenia BHP i orzeczenia lekarskiego, a po dopuszczeniu liczy terminy (informacja o warunkach zatrudnienia, oświadczenie majątkowe, służba przygotowawcza, ocena okresowa, szkolenie okresowe BHP).
Osiem wzorów dokumentów do DOCX i PDF: umowa o pracę, skierowanie na badania wstępne, karta szkolenia wstępnego BHP, informacja o warunkach zatrudnienia, zakres czynności, upoważnienie do przetwarzania danych, klauzula RODO, rota ślubowania. Wzory można edytować, a program zapisuje ich kolejne wersje.
E-teczka: dokumenty ze statusem (przygotowany, podpisany, w aktach) i podziałem na część A i B.

Domyślnie dostęp do Kadr ma tylko administrator. Zalecamy, żeby kont z tym dostępem było jak najmniej.

Cyberbezpieczeństwo (KSC)

Podstawa prawna: ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa po nowelizacji z 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 252). Moduł wymaga włączonego modułu SZBI.

Co robi

Pulpit kierownika jednostki z obowiązkami z ustawy, osobno dla podmiotu kluczowego i ważnego: podstawa prawna, status, osoba odpowiedzialna, termin (3.04.2027 r.), dowody (dokumenty SZBI, wpisy w rejestrach, odnośniki, notatki).
Dla części obowiązków ocena wynika z danych w systemie: osoby do kontaktu, coroczne szkolenie kierownika, przegląd SZBI, audyt. Lista „wymaga uwagi” zbiera pozycje po terminie, z terminem w 30 dni i bez dowodu.
Raport PDF dla kierownika z miejscem na podpis oraz potwierdzenie „Zapoznałem się” (art. 8d). Po zmianie danych pulpit pokazuje, że potwierdzenie dotyczy starszego stanu.
Rejestr incydentów prowadzi dla każdego incydentu dwa komplety terminów. Do właściwego CSIRT wczesne ostrzeżenie (24 h), zgłoszenie (72 h) i sprawozdanie końcowe (miesiąc od zgłoszenia). Do UODO zgłoszenie w 72 h od stwierdzenia i zawiadomienie osób. Zegar biegnie od wykrycia, także przed klasyfikacją. Program wysyła alarm mailem 6 godzin przed terminem i po jego upływie.
Lista osób dopuszczonych do zadań z art. 8 i 11 (art. 8f): tylko rodzaj i data dokumentu oraz data dopuszczenia, bez treści informacji z Krajowego Rejestru Karnego.

Zgłoszeń do CSIRT i UODO Ewiden nie wysyła. Składa je jednostka właściwymi kanałami, a system pilnuje terminów i zapisuje przebieg.

Wspólne dla wszystkich modułów

Role: administrator, IOD, kierownik, pracownik. Poziomy dostępu: brak, odczyt, edycja, pełny. Dla pojedynczych użytkowników można ustawić wyjątki.
Pulpit, wyszukiwarka, pomoc w aplikacji z historią zmian.
Przypomnienia i reset hasła mailem, przez serwer poczty urzędu.
Eksport list do CSV, do otwarcia w arkuszu.
Załączniki do wpisów widzą tylko osoby z dostępem do danego rejestru. Limit rozmiaru pliku ustawia administrator (domyślnie 100 MB).