Obowiązki urzędu w pięciu modułach.

• Kierownik jednostki widzi na jednym ekranie obowiązki z ustawy, osobno dla podmiotu kluczowego i ważnego. Przy każdym jest termin (3.04.2027 r.), osoba odpowiedzialna i dowody wykonania.
• Część obowiązków program ocenia sam na podstawie tego, co już jest w rejestrach, np. szkolenia kierownika, przeglądu SZBI czy audytu. Sprawy po terminie, z terminem w najbliższych 30 dniach i bez dowodu trafiają na osobną listę.
• Raport dla kierownika jest gotowy do podpisu i do potwierdzenia, że kierownik się z nim zapoznał (art. 8d). Gdy coś się zmieni, program pokaże, że potwierdzenie dotyczy wcześniejszego stanu.
• Od wykrycia incydentu program odlicza czas do każdego zgłoszenia: wczesnego ostrzeżenia do CSIRT (24 h), zgłoszenia (72 h) i sprawozdania końcowego (miesiąc), a przy naruszeniu ochrony danych także zgłoszenia do UODO (72 h) i zawiadomienia osób. Przed upływem terminu przychodzi przypomnienie e-mailem.
• Wykaz osób dopuszczonych do zadań z art. 8 i 11 (art. 8f), prowadzony bez przechowywania informacji z Krajowego Rejestru Karnego.

Zgłoszenia do CSIRT i UODO składa urząd. Ewiden pilnuje terminów i zapisuje przebieg sprawy, co przydaje się przy kontroli. Moduł działa razem z modułem SZBI, z którego bierze dokumenty potwierdzające wykonanie obowiązków.

Rejestr umów

• Każda umowa urzędu ma swoją kartę: kontrahent, przedmiot, wartość, okres obowiązywania, osoba odpowiedzialna i załączniki.
• Od razu widać, które umowy wygasają, które są po terminie, a które zawarto na czas nieokreślony.
• Przypomnienie e-mailem przychodzi z wyprzedzeniem, które ustala urząd, zanim umowa wygaśnie.
• Historia każdej umowy zostaje w programie. Umowy się nie usuwa, tylko archiwizuje.

Centralny Rejestr Umów

• Program podpowiada, czy umowa podlega publikacji w CRU, i wskazuje podstawę prawną. Decyzję podejmuje pracownik, a gdy odbiega od podpowiedzi, zapisuje uzasadnienie.
• Wartość umowy, aneksy i wyłączenia jawności program przygotowuje tak, jak wymaga rozporządzenie, a dane kontrahenta sprawdza przed wysyłką.
• Licznik 30 dni od zawarcia lub zmiany umowy uwzględnia dni, w których CRU nie działał.
• Umowa trafia do CRU dopiero wtedy, gdy zatwierdzi ją osoba upoważniona do publikacji. Tej samej umowy nie da się wysłać dwa razy.
• Historia publikacji potwierdza, że urząd zmieścił się w terminie.
• Jeśli urząd woli publikować umowy ręcznie, program przygotuje kartę umowy w układzie formularza CRU.
• Zaległe umowy można wczytać do rejestru za jednym razem. Żadna z nich nie trafi do CRU bez zatwierdzenia.
• Program zatrzyma umowę cywilnoprawną z radnym gminy (art. 24d ustawy o samorządzie gminnym), jeśli urząd prowadzi w nim wykaz radnych.
• Przypomnienie o wymianie klucza dostępu do CRU, zanim straci ważność.

Przykładowe rejestry

Zestaw rejestrów nie jest z góry narzucony. Przy wdrożeniu ustalamy go razem z IOD według tego, co jednostka faktycznie prowadzi, a przy aktualizacji dokumentacji można go rozszerzyć albo zmienić.

Co zyskuje IOD

• Każdy wpis ma osobę odpowiedzialną, załączniki i pełną historię zmian. Na kontrolę UODO dokumentacja jest gotowa od ręki.
• Program przypomina o okresowych przeglądach rejestrów, więc nic nie zostaje na lata w nieaktualnej wersji.
• Dostęp do rejestrów ma tylko ten, kto go potrzebuje, a program zapisuje, kto i kiedy dodał, zmienił lub pobrał dane.
• Skany można dołączać prosto ze skanera. Jeśli urząd zechce, program odczyta dokument i zaproponuje treść wpisu, którą pracownik sprawdza i zatwierdza.

• Program przyjmuje dokumentację w takim kształcie, w jakim prowadzi ją jednostka: z jej nazwami dokumentów, podziałem i zakresem. Przy wdrożeniu układ dopasowujemy do Państwa polityk, procedur i instrukcji.
• Na start można skorzystać z przykładowego układu, np. polityki bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych, zarządzania incydentami i ciągłości działania, i zmienić go według potrzeb.
• Przy każdym dokumencie widać obowiązującą wersję, właściciela, datę zatwierdzenia i termin przeglądu. Poprzednie wersje zostają w archiwum.
• Pulpit pokazuje, które dokumenty obowiązują, a które czekają na przegląd, więc przed audytem nikt nie szuka aktualnej wersji po segregatorach.

Ewiden porządkuje dokumentację SZBI, ale nie zastępuje decyzji jednostki i nie daje certyfikatu ISO 27001.

• Kartoteka każdego pracownika i współpracownika z historią zatrudnienia i zmian warunków pracy.
• Przyjęcie do pracy, zmiany organizacyjne i odejście pracownika z listą spraw do załatwienia, żeby o niczym nie zapomnieć.
• Terminy badań lekarskich, szkoleń BHP, ocen okresowych i ważności uprawnień przy każdym pracowniku. Program przypomina o nich, zanim miną.
• Kreator zatrudnienia prowadzi przez całą sprawę. Pilnuje 6-miesięcznego limitu pierwszej umowy na stanowisku urzędniczym, nie dopuści do pracy bez szkolenia BHP i orzeczenia lekarskiego, a potem przypomni o informacji o warunkach zatrudnienia, oświadczeniu majątkowym, służbie przygotowawczej i ocenie okresowej.
• Umowa o pracę, skierowanie na badania, zakres czynności, upoważnienie do przetwarzania danych czy rota ślubowania powstają ze wzorów urzędu, z danymi pracownika wpisanymi automatycznie.
• Katalog stanowisk z wymaganiami, zakresem zadań i warunkami pracy oraz e-teczka z dokumentami podzielonymi na część A i B.

Dane kadrowe widzą wyłącznie osoby, którym urząd nada dostęp do modułu.